L’organisation d’une réunion est toujours un moment important car il correspond à un échange d’informations entre l’entreprise et son personnel ou ses partenaires. Pour être certain de la mener à bien, une certaine organisation est nécessaire. Savoir comment préparer la parfaite réunion est l’assurance de réussir. Trouver le lieu idéal est déjà une bonne façon de commencer.
1. Bien choisir l’emplacement
Une réunion peut avoir lieu dans les locaux de l’entreprise à condition que tous les collaborateurs puissent s’y rendre facilement. Il est souvent préférable d’opter pour un lieu plus facile d’accès. Les abords des aéroports et des gares sont de très bons choix. L’hôtel CitizenM, installé proche de la gare de Lyon, proposera justement de mettre à disposition des salles de réunion pour les professionnels, à compter du mois d’octobre 2017.
2. Réserver une salle de caractère
Une réunion donne une image de l’entreprise qui l’organise. Si le contenu est important, le lieu où elle va se dérouler possède également une importance capitale. Il va donner une idée de l’entreprise et offrir davantage de prestige.
Les salles de réunions proposées par les hôtels CitizenM vont tout à fait convenir à la circonstance. Dotées d’une décoration originale et inspirée, ces salles de réunions vont offrir le luxe attendu par de nombreuses entreprises. Il s’agit du meilleur endroit pour accueillir ses collaborateurs.
3. Bénéficier du bon équipement
Organiser une réunion dans une salle particulière demande de trouver tous les équipements nécessaires sur place. CitizenM a pensé à tous les chefs d’entreprises en proposant des salles de réunion avec la Wifi gratuite.
Des tableaux sont également à disposition pour travailler sur un sujet en particulier. Pour une réunion productive, du café et du thé seront servis de façon illimitée. Présentations et travail en coopération vont donc s’avérer très productives.
4. Réaliser des invitations claires
Pour que les personnes qui vont participer à la réunion se rendent au bon endroit, une invitation personnelle avec leur nom, leur statut sera très apprécié. Elle va contenir l’adresse de l’endroit ainsi que l’étage où la réunion va avoir lieu. Au dos, un plan d’accès jusqu’à la salle de réunion sera une bonne idée. Ce type de préparation permet aux participants de se sentir conviés à partager à un moment de travail efficace.
5. Une préparation de salle sur mesure
Louer une salle de réunion dans un hôtel permet de profiter d’un service professionnel pour la préparation de la salle. Le nettoyage et la disposition des tables sont prévus pour accueillir les participants à cette réunion. Le matériel est vérifié afin de s’assurer qu’il fonctionne parfaitement pour le moment prévu.
6. Bien préparer son contenu
Pour une réunion efficace, la personne qui va se charger de l’animation doit veiller à ce que le contenu soit clairement compréhensible et apporte un plus à l’ensemble des participants. Préparer une présentation sous forme de diaporamas ou un contenu à projeter sur un écran dans la salle peut être une bonne idée.
La participation de chacun est importante pour une réunion enrichissante. Prévoir ce temps de partage va permettre de ressortir avec une réelle satisfaction. L’objectif est de permettre des améliorations au sein de l’entreprise et le rôle de chacun est très important.
7. Rédiger un compte-rendu complet
Une fois que la réunion est terminée, assurer le suivi est indispensable pour pouvoir tirer profit des résultats de cette rencontre. Un compte-rendu devra donc être distribué à toutes les personnes présentes lors de cet évènement. Les conclusions trouvées pourront être rappelées ainsi que les axes sur lesquels se concentrer pour faire évoluer l’entreprise. Ce document servira de base pour l’évolution de la société.
