Le système VIES est un dispositif lancé par l’Europe qui vous invite à de vérifier au plus vite la validité de votre numéro de tva intracommunautaire. Ce système de validation fonctionne sur la base d’une vérification du SIRET. Le système VIES effectue alors les recherches à partir des bases de données de chaque territoire affiliés de l’union européenne et vous apporte une réponse.
VIES n’est malheureusement pas sans erreur et de multiples problèmes demeurent lors de l’exécution des tâches de vérification. Il est par ailleurs fort probable que votre numéro de TVA intracommunautaire soit rejeté de manière incompréhensible.
Pour résumé, il y a deux réponses possibles suite à une demande de validation.
- Le numéro de tva est correct
- Le numéro est rejeté par l’outil : le problème de confirmation peut alors venir de plusieurs causes. La première étant que le numéro n’existe pas, la seconde est que le numéro n’est pas encore initié dans le système de validation VIES, la 3ème possibilité (assez fréquente) sera une erreur utilisateur s’il aura mal inscrit l’identifiant SIRET.
Comment réagir si vous ne réussissez pas à authentifier un numéro existant ?
Prenons l‘exemple suivant : Votre partenaire commercial vous assure qu’il est bien inscrit à la tva mais, la validation dans le système VIES ne le confirme pas. Ce dernier devra alors réclamer une validation vers l’administration fiscale de son territoire. On lui demandera de s’immatriculer encore une fois avant de pouvoir recommencer quelconque transactions commerciales européennes (ex exportations entre les pays). Bien évidemment, chaque procédure varie selon le territoire concerné.
Si vous ne trouvez pas le renseignement dans le système VIES, il sera nécessaire de demander des réponses en complément à vos autorités nationales qui pourront vous aider à déterminer deux choses :
- la validité du numéro de TVA intracommunautaire
- l’existence d’un nom et d’une adresse.
Astuce à retenir : Les moyens de joindre les autorités nationales varient en fonction du territoire. Certains territoires de l’UE ont à leur disposition des systèmes en ligne, tandis que d’autres sont disponibles par téléphone, fax ou mail.
Les pays et la protection des renseignements. les autorités nationales ne livrent pas l’appellation et l’adresse correspondant à un numéro de la taxe sur la valeur ajoutée.
Les services concernés valideront l’existence d’un nom et d’une adresse affiliée à un numéro de la taxe sur la valeur ajoutée spécifique.
En cas de plantage du VIES : le système de vérification n’est parfois pas disponible en raison des mises à jour du système. Les services Européen surveillent en partenariat avec les États et tente d’éviter ce genre de soucis.
Que faire en cas de message d’erreur ?
Patientez, puis tentez encore une fois. Il faut savoir que la Commission Européenne ne pourra pas être responsable des résultats sur le site internet du système VIES (les infos dépendent de bdd nationales et la commission n’a aucun aucun suivi). La Commission européenne ne peut pas authentifier, corriger, ajouter ou retirer des numéros d’immatriculation la taxe sur la valeur ajoutée du gouvernement. D’une manière générale, il est recommandé d’archiver une trace de votre confirmation, en cas de suivi fiscal.
Authentifier son numéro de tva, c’est important
Vérifier les numéros de la taxe sur la valeur ajoutée intracommunautaire est une opération assez courante, mais aussi très importante, spécialement en cas de partenariats avec nouvelles entreprises.
En effet, certains escrocs n’hésitent pas à mettre en place des carrousels de la taxe sur la valeur ajoutée qui ont pour missions de monter des réseaux de fraude pour s’enrichir grâce à la défiscalisation de la tva.
Le comptable aura bien à faire à vérifier son numéro de tva intracommunautaire s’il ne souhaite pas être puni et accusé de complicité de fraude chez les services de contrôle économiques et financier en cas de suivi. Il y existe de multiples outils à votre disposition sur le net pour authentifier la validité des numéros de tva. Certains payants, d’autres gratuits. A vous de choisir.
